Hoe BrabantSport met persoonsgegevens omgaat

Ook BrabantSport gebruikt persoonsgegevens en verwerkt ze. We gaan hierbij zorgvuldig met jouw privacy om en houden ons aan wettelijke regels voor privacybescherming. Welke persoonsgegevens wij verwerken en waarom hangt af van de wijze waarop je met ons contact hebt en wat we aan afspraken maken. Wat we verwerken (welke persoonsgegevens), waarom we verwerken (doelbinding) en hoe we verwerken (beveiligen, bewaren) lichten we hieronder verder toe.

Als je onze website bezoekt…

Als je onze website bezoekt, dan willen we natuurlijk dat die goed werkt. Ook houden we bij hoeveel bezoekers er zijn en wat er op de site bekeken wordt. Om dit te kunnen doen, gebruiken we cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn dus noodzakelijk voor de technische werking van de website, jouw gebruiksgemak en het onthouden van bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Wij gebruiken alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle cookie-informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Als je een aanvraag doet via de website…

Op de website kun je een mail sturen of een contact- of vragenformulier invullen. Als je dit doet dan gebruiken we de persoonsgegevens die je daar achterlaat om jouw vraag te beantwoorden, je informatie toe te sturen of om contact met je op te nemen. De gegevens die we daarvoor verwerken laat je zelf achter en zijn in ieder geval je naam en je contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer. Ook kunnen we deze gegevens gebruiken om je aanvullende informatie of nieuwtjes te sturen die aansluiten bij de interesses die je hebt opgegeven of de diensten die je bij ons afneemt. Je kunt je opgeven voor nieuwsbrieven van BrabantSport en je daarvoor natuurlijk altijd afmelden.

Als je bij ons werkt, solliciteert, stageloopt of bent ingehuurd als ZZP-er…

Dan verwerken wij persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat je sollicitatie behandeld wordt, dat je eventueel een arbeidsovereenkomst of een correctie overeenkomst van opdracht krijgt. Wij verwerken hiervoor de gegevens uit je CV, denk aan naam, geboortedatum geslacht en bereikbaarheidsgegevens, je BSN-nummer, je KVK-nummer, je BTW-nummer. We mogen deze gegevens verwerken om overeenkomsten op te kunnen stellen of om te voldoen aan onze wettelijke plichten.

Als je met ons samenwerkt als sponsor of Aanvoerder van Ambitie…

Dan verwerken we jouw persoonsgegevens om je betrokken te houden, om je te informeren en uit te nodigen als er evenementen zijn, om sponsorgelden te administreren en de besteding te verantwoorden. We gebruiken daarvoor je bedrijfsgegevens, maar daarnaast ook de naam en de gegevens van de contactpersonen binnen jouw organisatie. Dat mogen we omdat ze onderdeel zijn van de sponsor- of aanvoerdersovereenkomst die we met jou en/of je organisatie hebben.

Als je als bedrijf of als individu bij ons trainingen of lesmateriaal afneemt…

Verwerken we je persoonsgegevens om jou of je organisatie te kunnen inschrijven, om te zorgen voor indeling, planning en uitnodiging, om je eventueel lesmateriaal te kunnen toesturen en om te kunnen factureren. We gebruiken daarvoor je bedrijfsgegevens, maar daarnaast ook de naam en de gegevens van de contactpersonen binnen jouw organisatie en de namen en bereikbaarheidsgegevens van de deelnemers. Dat mogen we omdat ze nodig zijn voor de trainingsovereenkomst die we met jou en/of je organisatie hebben afgesloten.

Als je deelneemt aan specifieke evenementen die BrabantSport (mede) organiseert…

Dan informeren we je per evenement welke persoonsgegevens we verwerken en waarom.

Als je een sporter bent uit een van de programma’s die wij faciliteren/ondersteunen…

Om te zorgen voor verantwoorde begeleiding, passende inzet van experts, om je te kunnen huisvesten en om waar nodig jouw school te contacteren. We verwerken jouw naam, bereikbaarheidsgegevens en bankrekeningnummer, jouw sportieve gegevens en medische gegevens als dat noodzakelijk is voor jouw begeleiding. Wij mogen deze gegevens verwerken omdat ze noodzakelijk zijn om uitvoering te geven aan de overeenkomst die we hebben met jouw sportbond en om de afspraken rondom huisvesting na te komen. Om jouw medische gegevens te verwerken, zullen we altijd jou informeren en heeft de sportbond jou al om toestemming gevraagd.

Als je met ons als individuele sporter een afspraak maakt voor intake of begeleiding…

Als we een afspraak hebben gemaakt voor bijvoorbeeld een eerste intake of een begeleiding, dan is het natuurlijk van belang dat we niet alleen goede afspraken maken over jouw wensen, maar ook bespreken en vastleggen wat we aan begeleiding gaan doen en of er eventuele speciale aandachtpunten zijn, zoals bijvoorbeeld een blessure. Ook moeten we de sportbond informeren. We verwerken jouw naam, bereikbaarheidsgegevens en eventueel bankrekeningnummer, jouw sportieve gegevens en medische gegevens als dat noodzakelijk is voor jouw individuele begeleiding. Wij mogen deze gegevens verwerken, omdat ze noodzakelijk zijn om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst die we met jou hebben of, als het gaat om medische gegevens, je hiervoor aanvullende toestemming hebt gegeven. Ook leggen we gegevens vast als we die nodig hebben om te declareren en om de administratie te voeren.

Als je deelneemt aan een programma of activiteit van Uniek Sporten…

Als je deelneemt aan een campagne voor Uniek Sporten Brabant die door BrabantSport wordt geproduceerd en we maken hiervoor foto’s of video’s van jou, dan vragen we je hiervoor apart toestemming. We vragen ook toestemming aan jou of aan je vertegenwoordiger om de foto’s of video’s te mogen gebruiken. We leggen deze afspraken vast in een toestemmingsverklaring en daarin zijn jouw naam, je bereikbaarheidsgegevens en eventueel je bankrekeningnummer genoteerd. Wij mogen die gegevens verwerken, omdat je je hebt opgegeven om deel te nemen aan de campagne en deze gegevens noodzakelijk zijn om uitvoering te kunnen geven aan die overeenkomst.

Hoelang bewaren we de gegevens dan?

We bewaren je persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen hierboven te bereiken. Voor de websitebezoeken bewaren we de statistische gegevens niet langer dan 3 maanden. Als je alleen informatie hebt gevraagd of contact met ons hebt gehad, dan bewaren we ze niet langer dan één jaar na het laatste contact. Als je van ons begeleiding hebt ontvangen als individuele sporter of uit een programma, bewaren we je persoonsgegevens net zolang als we verplicht zijn om de administratie te bewaren of, als het gaat om medische gegevens, conform de daarvoor geldende bewaartermijn van maximaal 20 jaar. Heb je bij ons gewerkt, stage gelopen of bent ingehuurd als ZZP-er, dan bewaren we de contractgegevens 2 jaar en de fiscale gegevens bewaren we 7 jaar. Heb je bij ons gesolliciteerd en ben je niet aangenomen, dan bewaren we jouw gegevens maximaal 1 maand, tenzij we andere afspraken gemaakt hebben.

Hoe zijn de gegevens beveiligd?

De gegevens die we krijgen via de website zijn beveiligd door de partij die de website host. Dat is een professionele partij met goede certificaten. De gegevens worden via een veilige verbinding verstuurd naar de systemen van BrabantSport. Gegevens die in bij ons worden opgeslagen, zijn veilig en versleuteld opgeslagen en alleen maar toegankelijk met goede wachtwoorden. Als wij gegevens bij andere partijen onderbrengen of door andere partijen laten verwerken, dan zorgen we voor een verwerkersovereenkomst met deze partij. Mocht er onverhoopt toch iets misgaan, dan hebben we daarvoor een procedure “Melden en Afhandelen Datalekken”.

Wat zijn jouw rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens?

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar officemanagement@brabantsport.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, kunnen we je vragen je te identificeren. Wij reageren zo snel mogelijk - maar uiterlijk binnen vier weken - op jouw verzoek. Als je van mening bent dat er iets niet klopt of niet goed wordt gedaan, dan mag je daar een klacht over indienen. Dat mag rechtsreeks bij ons via officemanagement@brabantsport.nl, maar je mag ook een klacht indienen bij de privacy-toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Responsible disclosure

BrabantSport vindt de veiligheid van de website heel belangrijk. Ondanks onze zorg voor de beveiliging van deze site, kan het voorkomen dat er toch een zwakke plek is of is ontstaan. Heb je een zwakke plek gevonden in onze website? Ben je er bijvoorbeeld per ongeluk tegenaan gelopen bij het normale gebruik van deze site? Of heb je expliciet je best gedaan om een zwakheid te vinden? Laat het ons weten, zodat we zo snel mogelijk maatregelen kunnen nemen. We werken graag met je samen om de veiligheid van onze site nog beter te kunnen beschermen en wij vragen je dan ook om je bevindingen zo snel mogelijk te mailen naar officemanagement@brabantsport.nl.

Ten slotte

Heb je nog vragen, opmerkingen, tips of suggesties over de omgang met persoonsgegevens en de bescherming van privacy, laat het horen op officemanagement@brabantsport.nl

Partners

Maatschappelijke partners